Большая или маленькая компания, производите ли вы розовых плюшевых мишек, или торгуете металлопрокатом, если ваши покупатели или партнеры находятся в другой стране, скорее всего, вам хотя бы иногда приходится встречаться с деловой перепиской на английском языке. А для кого-то — это ежедневная рутина.
Деловые письма, в зависимости от их тематики можно разделить на группы:
- Business Correspondence Letters — общая группа, Деловая переписка
- Sales Letters — Переписка, связанная с продажами
- Business Proposal Letters — Письма — деловое предложение
- Finance Matters Letters — Переписка, касающаяся финансов и бухгалтерии
- Legal Letters — Юридическая переписка
- Travel Letters — Переписка, связанная с организацией деловой командировки
- Complaint Letters — Письма-жалобы
- Social Letters and Personal and Confidential Letters — письма, цель которых установить эффективные рабочие деловые отношения с членами трудового коллектива, с сотрудниками других компаний — ваших партнеров.
- Письма, связанные с трудоустройством: Employment Letters и Cover Letters, Letters of Recommendation.
В этой статье приведем примеры писем из первой группы — Business Correspondence. Это, пожалуй, наиболее часто встречаемый вид письма и на его основе составляются все остальные business letters (деловые письма). Такие деловые письма, из которых состоит ежедневная рутина ведения бизнеса, пишутся, чтобы заказать или отправить товары, направить расчеты, информировать клиентов об изменении в цене, запросить цену у поставщика и т.п.
Как устроено деловое письмо: основные части, стиль письма, полезные слова и выражения, мы рассматривали здесь.
Сейчас коротко напомним основные элементы делового письма:
- Дата. Подробнее о том, как правильно писать дату, учитывая особенности разных стран, мы рассказывали в этой статье.
- Адрес
Пример написания даты и адресата:
- Приветствие — обращение к адресату
Dear Sir:
Dear Madam: (далее можно указать титул, звание или должность, например: Dear Madam Chairperson:)
Gentlemen:
Ladies:
Dear Mr. Douglas:
Dear Ms. Spencer:
Ladies and Gentlemen:
Dear Personnel Director:
To Whom It May Concern: or TO WHOM IT MAY CONCERN: (рекомендуем использовать этот вариант в крайнем случае)
Если вам известно имя адресата, не забудьте указать его. Исследования показывают, что письма с личным обращением читаются с бОльшим вниманием.
Например: Dear Mary James.
Если вы уже не первый раз обращаетесь к данному адресату и между вами установились нормальные рабочие отношения, фамилию можно опустить. Достаточно будет написать просто:
Dear Mary
Учитывая современные тенденцию на толерантность и т.п., будьте аккуратнее с выбором типа обращения, если вам точно не известен пол адресата. Иногда по имени сложно понять, мужчина это или женщина. Общее обращение «Gentlemen:» считается устаревшим, если вы, например, пишете письмо в отдел логистики с несколькими адресатами. В таком случае лучше написать в обращении: «Logistic Agents:».
- Основная часть письма — Body (в переводе с англ. «тело» письма).
Это, собственно, та часть письма, ради чего оно создавалось. В нем пишут предложения о сотрудничестве, о ведении бизнеса, передают информацию, свои мысли по той или иной теме, или ответ на ранее полученное письмо.
- Подпись
- Завершающая часть письма, которая содержит фразу-прощание и имя адресанта. В ежедневной рабочей переписке и меморандумах (the Memo) эту фразу можно опустить. Приводим примеры заключительной части письма. Начинаем с более формального варианта к более демократичному:
Very truly yours, (Искренне ваш)
Respectfully, (С уважением)
Sincerely yours, (Искренне ваш)
Cordially, (Сердечно)
Sincerely, (Искренне)
