Как написать деловое письмо на английском языке красиво и грамотно? В этой статье мы рассмотрим структуру электронного письма, дадим советы, как привлечь внимание к вашему письму, как составить о себе хорошее впечатление и добиться результата. Чтобы помочь вам написать buisness letter грамотно, мы дадим 40 полезных фраз на красивом английском и дадим их русский перевод.
Деловое общение – это общение не просто двух людей, знакомых или не знакомых друг с другом, но и общение двух представителей компаний. Это накладывает определенные правила и ограничения на стиль делового английского языка.
Содержание
Стиль делового письма
В деловых письмах не допускается сленг, жаргонизмы и слишком вольная манера изложения мыслей. Даже если вы знакомы с адресатом, в бизнес-переписке стоит избегать приветствий типа: Hi There, Hello!
Будьте взаимовежливы и обращайтесь к адресату с уважением.
Для того, чтобы придать речи более официальный стиль, часто используются модальные глаголы, сложноподчиненные предложения.
Например, лучше использовать оборот “I would appreciate if you send me more information about”, чем просто написать “Please, send me…”
Если вы пишете впервые и не знаете, какой стиль общения приветствуется в компании, используйте наиболее формальный стиль.
При этом не злоупотребляйте слишком громоздкими речевыми оборотами и слишком длинными предложениями. Лучше разбить предложение на несколько частей.
Не делайте абзацы слишком большими. В противном случае вы получите «слепой» текст, который не хочется читать.
После того, как напишете письмо, обязательно перечитайте его еще раз. Если фраза звучит двусмысленно, переформулируйте ее.
Я или мы? От какого лица писать деловое письмо
Как лучше писать письмо: от лица компании (we – мы) или от первого лица?
Если вы представляете интересы компании, презентуете ее возможности, делаете коммерческое предложение – то «we». Также целесообразно говорить от лица компании, если вам нужно заручиться ее поддержкой, как бы заручиться «надежным тылом», например, если вы выдвигаете какую-то претензию адресату.
Основные элементы делового письма на английском
Subject
В этой статье мы в основном говорим об электронных письмах (email letters), где у нас нет необходимости писать адрес получателя, использовать фирменный бланк, подписывать конверт и так далее.
Но нам нужно заполнить строку Subject – Тема письма. Не стоит недооценивать важность этой части письма. Ведь это — первое, что видит получатель, когда сталкивается с вашим письмом, и порой, от того, как написана тема письма, зависит, откроют ли вообще ваше сообщение или нет.
Не забывайте менять тему письма, если начинаете переписку с вашим адресатом по новому проекту. Многие пренебрегают этим правилом, и это не дальновидно. Во-первых, это, как минимум, не удобно получателю. Часто тема письма используется для того, чтобы найти письма по определенному проекту или тематике. Во-вторых, это говорит о том, что вы недостаточно внимательны и ответственны. Не забывайте о важности правильного заполнения строки Subject в электронной деловой переписке!
Проставлять дату нет необходимости, т.к. дата показывается в информации об отправке письма автоматически. Но немного остановимся на этом вопросе, так как вам может потребоваться сослаться на какую-то дату в основном тексте письма.
В Великобритании и США написание даты несколько отличается. В США на первом месте стоит не число месяца (как принято в России, например), а месяц. В Великобритании дата пишется также, как и у нас. Поэтому, во избежание ошибок и недопонимания, особенно в спорных случаях, например, 4 марта, или 6 февраля, где легко перепутать месяц и число, рекомендуем писать дату полностью, например: May 12, 2022.
Более подробно о том «Как правильно написать и сказать даты на английском языке» мы рассказывали в статье, которую вы можете почитать, перейдя по ссылке, нажав на название статьи слева.
Переходим к написанию письма.
Обращение
Сначала, вам нужно обратиться к адресату и поприветствовать его.
Если вы знаете, как зовут получателя письма, обязательно используйте эту информацию.
В англоязычных странах принято использовать обращения Mr для мужчин, и Miss и Mrs для незамужних и замужних женщин, соответственно. Но в последнее время в сфере бизнеса принято не подчеркивать семейное положение женщины. Для этого используется обращение Ms, которое произносится как |mɪz| (мыз).
Dear Mr Wilson
Dear Mrs / Miss / Ms Wilson
Пунктуация несколько отличается в разных странах.
Для Великобритании пишем: Dear Mr Davis, (в конце запятая).
Для США пишем: Dear Mrs. Taylor: (точка и пробел после Mr, и двоеточие после фамилии).
Если фамилия адресата вам не известна, используйте Dear Sir / Dear Madam,
Если вы не знаете ни имени, ни должности адресата, можно использовать фразы, приведенные ниже. Но они звучат как очень формальные, и считаются устаревшими.
To Whom It May Concern,
Dear Madam or Sir,
Если вам известно имя адресата — обязательно указывайте его в начале письма.
Dear Mrs. Smith:
В обращении возможно использовать не только фамилию, но и имя получателя, а также его ученую степень, например:
Dear Dr. Julie Jones,
Dear William Harrington,
Если имя или фамилия адресата вам не известны, используйте нейтральные Dear Sir / Madam,
Если вы знаете должность, но не знаете имени, то можно обратиться так:
Dear Hiring Manager,
Обязательно убедитесь, что вы не сделали ошибки в написании имени или фамилии адресата. Неправильное, или написанное с ошибками, имя адресата сразу создаст некоторую напряженность или недоверие в общении.
Если вы уже общались устно, или в предыдущих письмах в подписи адресат написал вам свое имя (first name), можно обратиться по имени:
Dear John, …
Помните, что звук своего имени – это самый приятный звук для любого человека.
Правда, на англоязычных сайтах нам встретился другой подход, который рекомендует обращаться по имени только, если вы общаетесь с человеком уже несколько лет. Ну, не знаю… Видимо, это зависит от сферы бизнеса. Выбор – за вами.
Дружественный тон общения
Вне зависимости от цели письма, используйте дружественный, позитивный тон. Это поспособствует тому, что адресат начнет чтение вашего письма с позитивным настроем. А это увеличит ваши шансы того, что вы будете услышаны.
Если вы уже имели опыт общения с адресатом, не будет лишним начать письмо с приветственной фразы или задать вежливый вопрос.
Если ваше письмо – это ответ на запрос или продолжение переписки или телефонных переговоров, не забудьте поблагодарить отправителя письма. Приводим примеры фраз для таких случаев и переводом на русский язык:
Чтобы сослаться на предыдущее общение и договоренности, приводим фразы на английском с переводом:
Содержание письма (основная часть)
Деловое письмо должно быть четким и лаконичным.
В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.
Если ваше письмо – продолжение вашего более раннего общения, используйте фразы, приведенные выше.
В других случаях предлагаем вам использовать следующие фразы:
Цель письма
Цели вашего письма могут быть различные, приводим список глаголов и их перевод, которые помогут вам сформулировать ваши задачи:
Цель письма
Цели вашего письма могут быть различные, приводим список глаголов и их перевод, которые помогут вам сформулировать ваши задачи:
Если к письму прилагается файл, используйте фразу — Please find attached to the letter a …
Побуждение к действию
Изложив суть проблемы / задачи / информации, переходите к тому, чтобы обозначить, какие именно действия вы ждете от получателя письма.
Если вы хотите, что-то попросить для вас сделать или предоставить информацию, вам пригодятся следующие фразы:
Не забудьте обозначить, как быстро, вы бы хотели, чтобы данное действие было исполнено.
Если вам требуется обозначить, что задание нужно исполнить срочно, то используется акроним ASAP. Он используется как в теле письма, но также часто ставится и в теме письма — Subject, чтобы привлечь внимание и побудить выбрать именно ваше сообщение из списка писем в электронной почте в первую очередь. Надо сказать, что этот акроним все же лучше использовать для переписки внутри компании или со своим подрядчиком.
ASAP произносится как буквы в алфавите [ˌeɪ.es.eɪˈpiː], = as soon as possible (как можно быстрее). Но есть и другой вариант произнесения, как акронима.
Если вы задаете в письме несколько вопросов, то рекомендуем их нумеровать. В противном случае вы имеете высокий шанс получить ответы только на часть вопросов.
- …
- …
- …
Заключительная фраза
В заключение письма, поблагодарите (иногда авансом — Thank you in advance) и выразите надежду на скорый ответ, встречу, надежду о сотрудничестве и т.п.
Приводим примеры фраз для красивого завершения письма.
Подпись
В конце письма используются стандартные фразы. Их выбор зависит от того, насколько формальное / неформальное письмо, и насколько хорошо вы знаете адресата.
Это — устоявшиеся выражения, достаточно формальные, смысл которых: С уважением, … В скобках приведем дословный перевод.
Yours faithfully (Искренне ваш)
Kind regards (С добрыми пожеланиями)
Если получатель письма вам знаком, и деловые отношения с ним уже достаточно давние, можно использовать:
Yours sincerely, или Sincerely yours (Искренне ваш)
Еще более неформальным вариантом являются фразы:
Best wishes (С лучшими пожеланиями) и Warmest regards (Самые теплые пожелания).
После прощания ставится запятая, а имя и фамилия отправителя пишутся с нового абзаца. Перед фразой-прощанием рекомендуем вставить дополнительную пустую строку, чтобы отделить его от основного текста письма.
Напомним, что в англоязычной среде принят именно такой порядок слов: имя + фамилия, а не наоборот.
В случае письма на бланке перед именем оставляется место (несколько строк) для росписи.
Далее, с новой строки, пишете вашу должность, и с новой строки – название компании. Без запятых и точек.
Не забудьте в конце указать ваши контактные данные (номер телефона, электронный адрес) и ссылку на корпоративный вебсайт (link to the company website).
Если вы уже какое-то время находитесь в переписке, около месяца, можно начать использовать акронимы. А американцы и англичане ну очень любят акронимы. Об одном из них мы уже сказали выше (ASAP). Такое активное использование аббревиатур и всякого рода сокращений для нас, носителей русского языка, является очень непривычным, но мы быстро осваиваем новое!
FYI – for your information
Используется, когда вы хотите добавить что-то незначительное, второстепенное. Например, в конце письма добавляете:
FYI: I will be in Boston next week. Maybe we should meet for a coffee.
Также часто используется сокращение P.S. (лат. post scriptum — «после написанного»). Это — приписка к законченному и подписанному письму.
В эпоху электронных писем, когда изменить основную часть текста довольно легко, использование «P. S.» оправдана, если автор хочет добавить какую-то информацию, которая не имеет прямого отношения с основной теме письма.
Если вам интересна тема Business English, советуем вам почитать еще одну статью, в которой мы подготовили для вас 25 актуальных слов и выражений из современного делового английского языка, которые помогут вам лучше понимать своих зарубежных деловых партнеров.
Спасибо!
Очень полезно, спасибо!
Спасибо! Заходите к нам еще!